Gérer la facturation d’une commande de cadeaux d’entreprise ou d’objets publicitaires répartie sur plusieurs sites peut vite devenir complexe. Entre les stylos personnalisés, mugs personnalisés, t-shirts personnalisés et autres goodies originaux, chaque site peut avoir des besoins spécifiques en termes de quantités, de personnalisation ou de délais. Voici une méthode claire pour optimiser ce processus et éviter les erreurs.
1. Centraliser les commandes par site
Pour éviter les confusions, commencez par lister chaque site concerné (bureaux, salons, événements) et leurs besoins précis :
– Quantités : Combien de goodies personnalisables par site ?
– Types de produits : Cadeaux premium pour les clients, goodies low-cost pour les employés, ou goodies écolos pour une démarche RSE ?
– Personnalisation : Logos, messages, couleurs spécifiques pour chaque site ?
– Délais de livraison : Certains sites ont-ils des urgences (ex. : cadeaux de Noël ou goodies pour salons) ?
👉 Exemple :
| Site | Produit | Quantité | Personnalisation | Délai |
|---|---|---|---|---|
| Siège Paris | Mugs personnalisés | 200 | Logo + « Merci 2024 » | 15/12 |
| Salon Lyon | Stylos personnalisés | 500 | Logo + site web | 10/12 |
| Événement RSE | Goodies durables (tote bags) | 300 | Message écologique | 05/12 |
2. Choisir un fournisseur unique pour simplifier la facturation
Travailler avec un seul partenaire comme RuedesGoodies permet de :
✅ Regrouper les commandes en une seule facture globale (avec détail par site).
✅ Bénéficier de tarifs dégressifs sur les articles promotionnels commandés en gros.
✅ Éviter les frais de livraison multiples en organisant des envois groupés ou différés.
💡 Astuce : Demandez un devis unique avec une ventilation par site pour faciliter le suivi budgétaire.
3. Structurer la facturation par codes ou références
Pour un suivi précis, attribuez à chaque site un code commande (ex. : PARIS-2024, LYON-SALON, RSE-EVT). Le fournisseur pourra alors :
– Détailler la facture par code (ex. : « Mugs – PARIS-2024 : 200 unités × 5€ = 1000€ »).
– Faciliter les relances en cas de retard sur un site spécifique.
📌 Exemple de facture structurée :
Facture globale – Commande Goodies Multi-sites
- PARIS-2024 : Mugs personnalisés (200 × 5€) = 1000€
- LYON-SALON : Stylos personnalisés (500 × 1,20€) = 600€
- RSE-EVT : Tote bags écolos (300 × 3,50€) = 1050€
Total TTC : 2650€ (frais de port offerts dès 1000€)
4. Automatiser le suivi avec un tableau de bord
Utilisez un outil comme Excel, Google Sheets ou un logiciel de gestion (Trello, Asana) pour :
– Suivre les statuts : « Commandé », « En production », « Livré ».
– Notifier les responsables de chaque site lors de l’envoi des goodies personnalisés.
– Archiver les preuves de livraison (bons de livraison, accusés de réception).
📊 Modèle de tableau :
| Site | Produit | Statut | Date Livraison | Responsable | Preuve Livraison |
|---|---|---|---|---|---|
| Paris | Mugs | Livré | 15/12 | Jean D. | BL-2024-001 |
| Lyon | Stylos | En production | 10/12 | Marie L. | – |
5. Anticiper les écarts et les retards
- Prévoir un budget tampon (5-10%) pour les goodies personnalisés pas chers en cas de surcoût (ex. : personnalisation complexe).
- Vérifier les stocks avec le fournisseur pour éviter les ruptures sur des cadeaux tendances (ex. : goodies high-tech).
- Planifier des livraisons échelonnées si certains sites ont des délais serrés (ex. : goodies pour événements).
⚠️ Attention : Les goodies premium (ex. : clés USB personnalisées) peuvent avoir des délais de production plus longs.
6. Optimiser la facturation pour les commandes récurrentes
Si vous commandez régulièrement des objets publicitaires (ex. : cadeaux de fin d’année), négociez avec votre fournisseur :
– Un contrat cadre avec des tarifs fixes.
– Des factures mensuelles regroupées pour tous les sites.
– Un espace client dédié pour suivre l’historique des commandes (ex. : RuedesGoodies).
En résumé : Checklist pour une facturation multi-sites sans stress
✔ Centraliser les besoins par site (quantités, produits, délais).
✔ Travailler avec un seul fournisseur pour une facture unique.
✔ Coder les commandes par site pour un suivi précis.
✔ Automatiser le suivi avec un tableau de bord partagé.
✔ Anticiper les aléas (budget tampon, stocks, délais).
✔ Négocier des conditions pour les commandes récurrentes.
En appliquant cette méthode, vous gagnerez du temps et éviterez les erreurs de facturation sur vos cadeaux d’entreprise ou articles promotionnels !
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