Les « walking meetings » ou réunions en marchant gagnent en popularité pour leurs bienfaits sur la créativité, la santé et la productivité. Voici une méthode structurée pour les organiser efficacement.
1. Définir l’objectif et le format
Avant de planifier, identifiez le but de la réunion : brainstorming, prise de décision ou simple échange informel. Les sujets complexes nécessitent un cadre plus structuré, tandis que les discussions libres se prêtent mieux à un format décontracté.
2. Choisir le lieu et le parcours
Optez pour un environnement calme et sécurisé :
– Parcs urbains : idéaux pour des échanges détendus.
– Sentiers naturels : stimulent la créativité.
– Boucles autour du bureau : pratiques pour des réunions courtes.
Évitez les zones bruyantes ou à fort trafic. Privilégiez des parcours de 20 à 30 minutes pour maintenir l’attention.
3. Préparer le matériel nécessaire
Contrairement aux réunions classiques, le matériel doit être minimaliste :
– Smartphone ou enregistreur : pour noter les idées.
– Montre connectée : pour suivre le temps.
– Goodies personnalisés : comme un carnet de notes compact ou un stylo ergonomique, utiles pour capturer les idées en mouvement. Des sites comme Rue des Goodies proposent des solutions adaptées.
4. Structurer la réunion
Pour maximiser l’efficacité :
– Introduction (5 min) : présentez l’objectif et le déroulé.
– Échanges (15-20 min) : laissez la conversation fluide, mais recentrez si nécessaire.
– Conclusion (5 min) : résumez les points clés et les prochaines étapes.
5. Adapter la communication
La marche influence la dynamique :
– Parlez clairement : le mouvement peut distraire.
– Utilisez des phrases courtes : facilite la compréhension.
– Encouragez les pauses : pour noter ou clarifier un point.
6. Gérer les contraintes logistiques
- Météo : prévoyez une alternative en cas de pluie (réunion en intérieur avec pauses debout).
- Accessibilité : assurez-vous que le parcours convient à tous les participants.
- Sécurité : évitez les zones à risque (trottoirs étroits, routes fréquentées).
7. Évaluer et améliorer
Après la réunion, sollicitez des retours :
– Efficacité : les objectifs ont-ils été atteints ?
– Confort : le rythme et le lieu étaient-ils adaptés ?
– Idées d’amélioration : ajustez pour les prochaines sessions.
Bonus : Idées de goodies pour les participants
Pour marquer l’événement, offrez des goodies utiles :
– Carnets de notes : pour capturer les idées en déplacement.
– Bouteilles isothermes : pour rester hydraté.
– Stylos personnalisés : pratiques et mémorables.
Les « walking meetings » transforment les échanges professionnels en moments dynamiques et inspirants. En suivant ces étapes, vous optimiserez leur impact tout en renforçant la cohésion d’équipe.
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