Gagner du temps et éviter les erreurs dans la gestion des cadeaux d’entreprise ou des objets publicitaires passe par l’automatisation de la facturation. Que vous vendiez des stylos personnalisés, des mugs personnalisés ou des t-shirts personnalisés, voici comment simplifier ce processus en 5 étapes clés.
1. Choisir un logiciel de gestion adapté aux goodies
Pour automatiser la facturation des articles promotionnels, optez pour un outil spécialisé comme :
– QuickBooks ou Zoho Invoice : Idéals pour les PME et les goodies personnalisés en ligne.
– Sage ou Ciel : Solutions complètes pour les cadeaux corporate et les grosses commandes.
– Shopify ou WooCommerce (avec extensions) : Parfaits si vous vendez des goodies personnalisables via un site e-commerce.
💡 Astuce : Vérifiez que le logiciel gère les bonnes de commande, les devis et les relances automatiques pour les goodies premium ou low-cost.
2. Intégrer votre catalogue de goodies au système
Pour éviter les saisies manuelles, importez votre catalogue de produits personnalisés (ex. : casquettes personnalisées, porte-clés personnalisés, goodies écolos) dans le logiciel. La plupart des outils permettent :
– L’import en masse via CSV/Excel.
– La synchronisation avec votre boutique en ligne (ex. : Rue des Goodies).
– La gestion des variantes (couleurs, tailles, matériaux pour les goodies durables ou high-tech).
⚠️ À savoir : Assurez-vous que les prix et les options de personnalisation (broderie, impression, gravure) sont bien paramétrés pour éviter les erreurs de facturation.
3. Automatiser la génération des factures
Dès qu’une commande de goodies pour entreprises ou cadeaux publicitaires est validée, le logiciel doit :
1. Créer automatiquement une facture avec :
– Le détail des objets personnalisables commandés (quantité, référence, prix unitaire).
– Les frais de livraison et les options de personnalisation (ex. : logo pour les goodies pour salons).
– Les mentions légales (TVA, conditions de paiement).
2. Envoyer la facture par email au client avec un lien de paiement sécurisé (Stripe, PayPal).
3. Archiver automatiquement le document dans votre espace client.
📌 Exemple : Pour une commande de 100 mugs personnalisés pour un événement, la facture doit inclure le coût de l’impression + le prix des mugs + la livraison express.
4. Automatiser les relances et le suivi des paiements
Les retards de paiement sont fréquents avec les cadeaux d’affaires ou les goodies pour clients. Configurez des relances automatiques :
– 1er rappel : 3 jours avant l’échéance.
– 2e rappel : Jour J + 2 jours de retard.
– 3e rappel : Jour J + 7 jours (avec pénalités si nécessaire).
🔹 Outils utiles :
– Chaser ou Debitoor pour les relances personnalisées.
– Stripe ou PayPal pour les paiements récurrents (utile pour les abonnements de goodies personnalisés pas chers).
5. Connecter la facturation à votre logistique
Pour une gestion fluide des goodies pour événements ou cadeaux de Noël, liez votre système de facturation à :
– Votre stock : Mise à jour automatique des quantités (ex. : -50 t-shirts personnalisés après une commande).
– Votre transporteur : Génération automatique des étiquettes d’expédition (Colissimo, DHL) avec le numéro de facture.
– Votre CRM : Suivi des clients ayant commandé des goodies pour employés ou des cadeaux promotionnels.
🚀 Bonus : Utilisez des API (comme Zapier) pour connecter votre logiciel de facturation à d’autres outils (ex. : Slack pour les notifications, Google Sheets pour les rapports).
Quels outils pour quels types de goodies ?
| Type de goodies | Logiciel recommandé | Fonctionnalité clé |
|---|---|---|
| Goodies en ligne | Shopify + QuickBooks | Synchronisation boutique/comptabilité |
| Goodies corporate | Sage 100 | Gestion des devis et contrats |
| Goodies pour événements | Zoho Invoice + Trello | Suivi des commandes et livraisons |
| Goodies personnalisés | WooCommerce + Debitoor | Facturation des options de personnalisation |
En résumé
Automatiser la facturation de vos goodies personnalisés permet de :
✅ Gagner du temps (plus de saisie manuelle).
✅ Réduire les erreurs (prix, quantités, TVA).
✅ Améliorer la trésorerie (relances automatiques).
✅ Offrir une meilleure expérience client (factures claires et rapides).
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