Comment briefer efficacement vos conférenciers pour un événement réussi

Un brief conférencier clair et structuré est la clé pour garantir des interventions percutantes, alignées sur vos objectifs d’événement. Que ce soit pour un salon professionnel, un congrès, un séminaire ou un lancement de produit, un brief bien conçu optimise l’impact de vos goodies entreprise, renforce votre branding et maximise l’engagement du public. Voici une méthodologie technique pour rédiger un brief efficace, intégrant les bonnes pratiques en communication événementielle et en stratégie de goodies personnalisés.

1. Structurer le brief : les 7 éléments incontournables

1.1. Contexte et objectifs de l’événement

• Type d’événement : Salon (ex : goodies pour salons), congrès, team building, lancement de produit, etc.
• Public cible : Clients, partenaires, collaborateurs, prospects (préciser les personas).
• Objectifs principaux :
• Renforcer la notoriété de marque via des supports de communication (ex : stylos personnalisés, tote bags imprimés).
• Générer des leads avec des cadeaux clients attractifs (ex : clés USB personnalisées, power banks gravés).
• Fidéliser via des goodies haut de gamme (ex : cadeaux d’entreprise premium).
• Message clé : Le slogan ou le positionnement à véhiculer (ex : « Innovation durable » pour des goodies écologiques).

Exemple :

« Notre congrès annuel ‘Tech for Green’ vise à positionner notre entreprise comme leader des solutions IT éco-responsables. Les conférenciers doivent insister sur notre engagement RSE, soutenu par des goodies réutilisables (gourdes en inox, carnets recyclés) distribués pendant les pauses. »

1.2. Format et durée de l’intervention

• Durée : Préciser le timing (ex : 20 min + 5 min de Q/R).
• Format : Keynote, table ronde, atelier interactif, démonstration produit.
• Supports autorisés : Slides (template fourni), vidéos, goodies interactifs (ex : QR codes sur des cadeaux connectés).
• Contraintes techniques : Micro, écran, accès internet, espace pour distribuer des articles promotionnels.

Astuce :

Pour un séminaire, prévoyez des goodies utiles (ex : carnets personnalisés avec un espace pour prendre des notes) à remettre en début de session.

1.3. Ton et style à adopter

• Ton : Inspirant, technique, décontracté, corporate.
• Style : Storytelling, données chiffrées, études de cas, démonstrations live.
• Interactions avec le public : Sondages en direct, questions ouvertes, distribution de goodies ludiques (ex : jeux personnalisés pour briser la glace).

Exemple pour une startup :

« Privilégiez un ton dynamique et disruptif, en illustrant vos propos avec des goodies innovants (ex : goodies high-tech comme des enceintes Bluetooth personnalisées). »

1.4. Points clés à aborder (et à éviter)

• À inclure obligatoirement :
• Les valeurs de la marque (ex : éthique pour des goodies équitables).
• Les produits/services phares (avec démonstration si possible).
• Un call-to-action (ex : « Scannez le QR code sur votre mug personnalisé pour télécharger notre whitepaper »).
• À éviter :
• Les discours trop commerciaux (sauf pour un lancement de produit).
• Les sujets polémiques non liés à l’événement.

Bonus :

Intégrez une checklist des messages à faire passer, avec des exemples de goodies à mentionner (ex : « Parlez de notre nouvelle gamme de goodies zéro déchet en fin de présentation »).

1.5. Logistique et goodies associés

• Distribution des goodies :
• Quand : Avant/après l’intervention, pendant les pauses.
• Comment : Par les conférenciers, via des hôtesses, en libre-service.
• Quels goodies : Choisir des objets publicitaires cohérents avec le thème (ex : goodies sport pour un événement wellness).
• Personnalisation :
• Logo : Positionnement (ex : brodé sur des casquettes personnalisées).
• Message : Slogan ou hashtag (ex : « #GreenTech2024 » sur des tote bags écologiques).

Tableau récapitulatif :

1.6. Rôle des conférenciers dans la stratégie goodies

• Ambassadeurs de la marque : Ils doivent :
• Mettre en avant les goodies pendant leur speech (ex : « Retrouvez notre guide pratique dans votre clé USB personnalisée« ).
• Encourager l’engagement via des cadeaux interactifs (ex : concours avec des goodies premium à gagner).
• Feedback post-événement :
• Leur demander un retour sur l’accueil des articles promotionnels (ex : « Les mugs personnalisés ont-ils été appréciés ? »).

1.7. Annexes et ressources

• Fournir en pièce jointe :
• Le template de slides (avec charte graphique).
• Les visuels des goodies (photos des stylos gravés, tote bags imprimés, etc.).
• Une FAQ sur l’entreprise et ses produits.
• Un script type pour les transitions (ex : « Avant de passer à la Q/R, n’oubliez pas de scanner le code sur votre carnet personnalisé« ).

Exemple de ressource :

« Téléchargez ici le catalogue de nos goodies éco-responsables pour les mentionner pendant votre intervention : lien vers la boutique. »

2. Erreurs à éviter dans un brief conférencier

3. Outils pour optimiser votre brief

• Modèles de brief :
• Template Canva pour un brief visuel.
• Notion pour un brief collaboratif.
• Gestion des goodies :
• Comparateurs comme Rue des Goodies pour sélectionner des goodies personnalisés adaptés.
• Outils de personnalisation en ligne (ex : configurateur 3D pour des mugs brodés).
• Feedback :
• Typeform ou Google Forms pour recueillir les retours des conférenciers sur les cadeaux d’entreprise.

4. Étude de cas : Brief pour un congrès avec goodies haut de gamme

Contexte : Congrès annuel d’une entreprise de luxe sur le thème « L’innovation au service de l’excellence ».

Brief conférencier :
– Objectif : Positionner la marque comme pionnière du luxe durable.
– Goodies associés :
– Cadeaux VIP : Montres en bois personnalisées (gravure logo).
– Goodies participants : Power banks premium en cuir recyclé.
– Consignes :
– « Mentionnez notre engagement éco-responsable en présentant les goodies recyclés distribués aujourd’hui. »
– « Utilisez le hashtag #LuxeDurable2024 sur les réseaux, visible sur les porte-clés personnalisés. »

Résultat :
– Taux d’engagement +40% grâce aux goodies interactifs (QR codes vers une vidéo exclusive).
– 80% des participants ont partagé les cadeaux clients sur LinkedIn.

Notes SEO :
– Mots-clés intégrés : « goodies entreprise », « cadeaux d’entreprise », « articles promotionnels », « goodies personnalisés », etc. (densité naturelle).
– Liens internes/externes : Lien vers Rue des Goodies pour renforcer l’autorité.
– Structure : Titres H2/H3, listes, tableaux et exemples concrets pour améliorer l’expérience utilisateur (dwell time).
– Intentions couvertes :
– Informationnelle : « Comment briefer un conférencier ».
– Commerciale : « Quels goodies choisir pour un congrès ».
– Transactionnelle : Lien vers un fournisseur de goodies personnalisés.