Organiser une commande groupée de cadeaux d’entreprise, objets publicitaires ou goodies personnalisés (stylos, mugs, t-shirts, etc.) peut vite devenir un casse-tête si les demandes arrivent de tous côtés. Voici une méthode efficace pour centraliser les besoins, gagner du temps et éviter les oublis.
1. Créer un formulaire de collecte unique
Pour éviter les échanges dispersés (emails, messages Slack, notes papier), utilisez un formulaire en ligne (Google Forms, Typeform, Microsoft Forms). Intégrez ces champs essentiels :
- Type de goodies : Liste déroulante avec les options les plus demandées (mugs personnalisés, stylos personnalisés, t-shirts personnalisés, porte-clés, etc.).
- Quantité : Nombre d’unités par service/département.
- Personnalisation :
- Logo de l’entreprise ?
- Message spécifique (ex : « Merci pour votre engagement ! ») ?
- Couleurs dominantes (pour respecter la charte graphique).
- Date limite de livraison : Pour prioriser les urgences (ex : cadeaux de Noël, goodies pour salons, cadeaux de fin d’année).
- Budget alloué (si connu) : Pour filtrer entre goodies low-cost et goodies premium.
- Contact du demandeur : Nom, service, email.
💡 Astuce : Ajoutez un champ « Autres idées » pour découvrir des goodies originaux ou écolos suggérés par les équipes.
2. Désigner un référent « goodies » par service
Nommez une personne par département (RH, marketing, commercial, etc.) pour :
– Relayer l’information sur le formulaire.
– Valider les demandes avant envoi (éviter les doublons ou les goodies inadaptés).
– Consolider les besoins en une seule liste (ex : 50 mugs pour le service client + 30 t-shirts pour l’équipe technique).
➡️ Exemple : Le référent RH peut regrouper les cadeaux pour employés (anniversaires, onboarding), tandis que le marketing gère les articles promotionnels pour les clients.
3. Utiliser un outil de gestion collaborative
Pour suivre les demandes en temps réel, optez pour :
– Un tableau Trello/Notion :
– Colonnes : « Demandes en attente » → « Validées » → « En commande » → « Livrées ».
– Cartes par type de goodies (ex : « Casquettes personnalisées – 20 unités »).
– Un fichier Excel partagé :
– Onglets par service ou par type de cadeau (goodies high-tech, goodies durables, etc.).
– Mise à jour automatique des stocks et budgets.
📌 Bonus : Intégrez des rappels automatiques (via Slack ou email) pour les dates limites de commande.
4. Standardiser les choix pour simplifier
Pour éviter une multitude de références, proposez :
– Une sélection pré-approuvée de goodies (ex : 3 modèles de mugs personnalisés, 2 types de stylos personnalisés).
– Des fournisseurs partenaires (comme RuedesGoodies) pour bénéficier de tarifs groupés et d’un suivi unique.
– Des templates de personnalisation : Logos, polices et couleurs pré-enregistrés pour gagner du temps.
🔹 Exemple :
| Type | Modèle | Prix/unité (HT) | Délai livraison |
|---|---|---|---|
| Mug personnalisé | Mug blanc 350 ml | 3,50 € | 10 jours |
| Stylo personnalisé | Stylo bille métal | 2,20 € | 7 jours |
| T-shirt personnalisé | T-shirt bio coton | 12,90 € | 15 jours |
5. Planifier des commandes groupées
Pour réduire les coûts et les délais :
– Regroupez les commandes par trimestre (ex : janvier pour les cadeaux de Noël, septembre pour les goodies de fin d’année).
– Négociez des tarifs dégressifs avec le fournisseur (ex : -10 % à partir de 100 unités).
– Anticipez les pics de demande :
– Événements (salons, séminaires).
– Fêtes (Noël, fête des mères, Saint-Valentin).
– Onboarding (kits de bienvenue pour les nouveaux employés).
6. Communiquer clairement sur le processus
Envoyez un guide interne avec :
– Le lien du formulaire et la date limite de dépôt.
– Les critères de validation (budget, délais, charte graphique).
– Les contacts en cas de questions (référents + service achats).
– Un calendrier des commandes groupées (ex : « Prochaine commande le 15/11 pour une livraison avant Noël »).
📢 Exemple d’email :
« Chers tous,
Pour centraliser les commandes de goodies personnalisés (cadeaux clients, objets promo, etc.), merci de remplir ce formulaire avant le [date]. Les demandes seront traitées en groupe pour optimiser les coûts. Contactez [Nom] pour toute question ! »
7. Archiver et analyser les données
Après chaque commande :
– Stockez les historiques (quantités, budgets, fournisseurs) pour anticiper les besoins futurs.
– Analysez les tendances :
– Quels goodies sont les plus demandés (ex : les mugs personnalisés plaisent plus que les porte-clés) ?
– Quels services commandent le plus ?
– Quels sont les goodies pas chers mais impactants ?
📊 Outils : Utilisez Google Data Studio ou Power BI pour visualiser les données.
En résumé
| Étape | Action clé | Outil recommandé |
|---|---|---|
| Collecte | Formulaire en ligne | Google Forms, Typeform |
| Validation | Référents par service | Trello, Notion |
| Standardisation | Sélection de goodies pré-approuvés | Fichier Excel partagé |
| Commande | Groupement des achats | RuedesGoodies |
| Communication | Guide interne + rappels | Email, Slack |
| Analyse | Archivage et reporting | Google Data Studio |
En appliquant cette méthode, vous gagnerez en efficacité, réduirez les erreurs et optimiserez votre budget cadeaux d’entreprise ou articles promotionnels !
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