Commander des cadeaux d’entreprise, objets publicitaires ou articles promotionnels en grande quantité est une excellente stratégie pour les événements, salons ou campagnes marketing. Mais une fois la commande passée, comment suivre efficacement le stock pour éviter les ruptures ou les surplus ? Voici une méthode simple et efficace, adaptée aux goodies personnalisés (stylos, mugs, t-shirts, casquettes, etc.).
1. Utiliser un tableau de suivi des stocks
Pour gérer vos goodies en gros, créez un fichier Excel, Google Sheets ou un logiciel de gestion (comme Trello, Airtable ou un ERP). Voici les colonnes essentielles à inclure :
| Référence | Type de goodies | Quantité commandée | Quantité reçue | Quantité distribuée | Stock restant | Date de réception | Fournisseur | Lien vers la commande |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| GOO-2024-001 | Mugs personnalisés | 500 | 500 | 200 | 300 | 15/05/2024 | Rue des Goodies | [Lien facture] |
| GOO-2024-002 | Stylos publicitaires | 1 000 | 950 | 600 | 350 | 10/05/2024 | Rue des Goodies | [Lien bon de livraison] |
Astuce :
– Mettez à jour le stock en temps réel après chaque distribution (salons, événements, envois aux clients).
– Utilisez des codes couleurs (vert = stock suffisant, orange = à réapprovisionner, rouge = rupture).
2. Automatiser le suivi avec un logiciel dédié
Si vous gérez des centaines (voire milliers) de goodies, un logiciel de gestion de stock peut vous faire gagner du temps :
– Zoho Inventory (idéal pour les PME)
– Sortly (application mobile pour scanner les codes-barres)
– Odoo (solution complète pour les entreprises)
– Shopify (si vous vendez aussi en ligne)
Avantages :
✅ Alertes automatiques quand le stock est bas.
✅ Historique des mouvements (qui a pris quoi, quand).
✅ Intégration avec les fournisseurs pour les réapprovisionnements.
3. Étiqueter et organiser physiquement le stock
Pour éviter les erreurs, classez vos goodies par catégorie et étiquetez les boîtes :
– Par type : Mugs personnalisés, t-shirts promotionnels, porte-clés publicitaires.
– Par événement : Salon 2024, Cadeaux clients Noël, Goodies employés.
– Par date de réception (pour gérer les FIFO – First In, First Out).
Exemple d’organisation :
📦 Boîte 1 : 300 mugs personnalisés – Salon Tech 2024
📦 Boîte 2 : 500 stylos publicitaires – Cadeaux clients Q3
📦 Boîte 3 : 200 casquettes – Équipe commerciale
4. Planifier les réapprovisionnements
Pour ne jamais manquer de goodies premium ou low-cost, anticipez les besoins :
– Analysez les tendances : Quels articles promotionnels partent le plus vite ? (Ex. : les stylos personnalisés sont souvent très demandés.)
– Commandez à l’avance pour les périodes clés :
– Noël (décembre)
– Fête des mères/pères (mai/juin)
– Salons professionnels (selon votre secteur)
– Négociez des délais avec votre fournisseur (ex. : Rue des Goodies propose des livraisons express).
Règle d’or :
👉 Commandez 20% de plus que vos prévisions pour éviter les ruptures.
5. Faire un inventaire régulier
Même avec un suivi digital, vérifiez physiquement le stock :
– 1 fois par mois pour les goodies en gros.
– Avant/après un événement (salons, conférences).
– En cas de doute (disparitions, erreurs de saisie).
Méthode rapide :
1. Comptez un échantillon (ex. : 1 boîte sur 5).
2. Comparez avec le tableau.
3. Ajustez si nécessaire.
6. Optimiser la distribution des goodies
Pour éviter le gaspillage :
– Limitez les quantités par personne (ex. : 1 mug + 1 stylo par client).
– Ciblez les distributions :
– Clients VIP → Goodies premium (ex. : casquettes personnalisées haut de gamme).
– Événements grand public → Goodies low-cost (ex. : porte-clés publicitaires).
– Recyclez les invendus :
– Offrez-les en cadeaux internes (employés, partenaires).
– Utilisez-les pour des concours sur les réseaux sociaux.
7. Collaborer avec un fournisseur fiable
Un bon fournisseur de goodies personnalisés vous aide à gérer votre stock :
✅ Livraisons fractionnées (pour étaler les coûts).
✅ Stockage chez le fournisseur (certains proposent des entrepôts).
✅ Alertes sur les délais (éviter les retards).
💡 Notre recommandation : Rue des Goodies offre un suivi personnalisé et des solutions logistiques pour les commandes en gros.
En résumé : Checklist pour un suivi de stock efficace
✔ Créer un tableau de suivi (Excel, Google Sheets, logiciel).
✔ Automatiser avec un outil (Zoho, Sortly, Odoo).
✔ Étiqueter et ranger les goodies par catégorie.
✔ Planifier les réapprovisionnements (20% de marge).
✔ Faire des inventaires réguliers.
✔ Optimiser la distribution (cibler, limiter, recycler).
✔ Travailler avec un fournisseur réactif (Rue des Goodies).
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