Contrats et SLA fournisseurs : sécuriser la chaîne d’approvisionnement des goodies

La performance d’un programme de goodies dépend de la qualité contractuelle avec vos fournisseurs. Formaliser SLA, garanties qualité et processus RMA (Return Material Authorization) évite ruptures, défauts et retards qui impactent opérations marketing et RH.

La réponse immédiate : incluez dans chaque contrat des KPI mesurables (on‑time delivery, taux défaut), clauses de pénalité et dispositions de continuité (multi‑sourcing, stock tampon).

Clauses contractuelles essentielles

• Délais (lead time) et tolérances : production, marquage, expédition.
• Qualité : taux défaut maximal accepté, échantillon validé et procédure de validation lot par lot.
• RMA : processus, délais de remplacement et conditions de prise en charge.

Insérez des SLA chiffrés (ex. OTD ≥ 98%, taux défaut < 1%) et des pénalités progressives pour non‑respect.

Aspects techniques et preuve

• Maquettes validées et fichiers source : définir format (PDF/X, SVG), colorimétrie et gabarits.
• Contrôle qualité : échantillonnage batch (ex. 1% des unités) et tests d’usure pour textiles/tech.
• Traçabilité matières : exigence de fiches matières et certificats (FSC, GOTS) si RSE requis.

Prévoir clause « échantillon signé » avant démarrage de série ; documenter preuve via photo et PDF signé.

Gestion des risques et continuité

• Multi‑sourcing : au moins deux fournisseurs pour catégories critiques.
• Stock tampon : définir couverture weeks based on lead time (ex. 8–12 semaines).
• Plan de reprise : modalités d’activation plan B, délais et responsabilité.

Checklist contractualisation
– [ ] SLA chiffrés intégrés (OTD, taux défaut)
– [ ] Procédure RMA et pénalités définies
– [ ] Multi‑sourcing et stock tampon planifiés
– [ ] Validation maquette & échantillon contractée

Gouvernance et revue

• Revue trimestrielle fournisseur : KPI (délais, qualité, incidents).
• Clause d’audit : droit de visite/contrôle des sites de production.
• Escalade : process clair en cas de non‑conformité répétée.

FAQ

Q : Quel SLA est réaliste pour les goodies ?
R : OTD ≥ 95–98% et taux défaut <1% sont cibles réalistes pour fournisseurs établis ; adaptez selon complexité du marquage.

Q : Faut‑il prévoir pénalités lourdes ?
R : Oui, mais progressives : retenues financières et possibilité de résiliation si non‑amélioration après plan d’action.

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