L’entreprise peut-elle payer les frais de recharge d’un véhicule électrique personnel utilisé pour les trajets professionnels ?

En France, la prise en charge des frais de recharge d’un véhicule électrique (VE) personnel pour des trajets professionnels soulève des questions fiscales, sociales et juridiques. Entre avantage en nature, remboursement de frais et optimisation des goodies entreprises, les règles sont précises. Voici un décryptage technique pour les employeurs et salariés.

1. Cadre légal : remboursement ou avantage en nature ?

La distinction entre remboursement de frais professionnels et avantage en nature dépend de la méthode choisie par l’entreprise.

A. Remboursement sur justificatifs (solution la plus sûre)

Si l’employeur rembourse les frais réels de recharge sur présentation de factures (bornes publiques, abonnement domestique prouvé), cela relève des frais professionnels exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu (article L. 242-1 du Code de la sécurité sociale).

Conditions :
– Le trajet doit être exclusivement professionnel (domicile-lieu de travail ou déplacements clients).
– Le véhicule doit être utilisé dans le cadre du travail (mention dans le contrat ou note de service).
– Les justificatifs doivent être détaillés (date, lieu, coût au kWh, puissance de la borne).

⚠️ Attention : Si le remboursement couvre aussi des trajets personnels, il devient un avantage en nature imposable.

B. Forfait kilométrique électrique (alternative simplifiée)

Depuis 2023, l’URSSAF autorise un forfait kilométrique pour les VE, similaire à celui des véhicules thermiques. Ce forfait couvre :
– L’usure du véhicule.
– Les frais d’électricité (estimés à 0,04 €/km en 2024 pour une citadine électrique).

Avantages :
– Pas de justificatifs à fournir.
– Exonération de cotisations sociales si le forfait respecte les barèmes officiels.

Inconvénients :
– Montant fixe, pas adapté aux variations de coût de l’électricité.
– Doit être précisé dans la politique de frais de l’entreprise.

🔹 Exemple : Un salarié parcourant 10 000 km/an pour le travail pourrait recevoir 400 €/an (10 000 × 0,04 €) sans imposition.

C. Mise à disposition d’une borne de recharge en entreprise (solution optimale)

Si l’entreprise installe une borne de recharge sur son parking, elle peut :
1. Offrir la recharge gratuite aux salariés : considéré comme un avantage en nature (valeur estimée à 3-5 €/recharge), mais exonéré si la borne est utilisée uniquement pour les trajets pro.
2. Facturer la recharge au prix coûtant (exonération possible si le tarif est inférieur au marché).

Bonus écologique :
– L’installation de bornes est éligible au crédit d’impôt transition énergétique (CITE) pour les entreprises.
– Les goodies entreprises éco-responsables (comme des power banks personnalisés ou des kits de recharge solaires) peuvent compléter cette démarche RSE.

2. Fiscalité et cotisations sociales : ce qui change en 2024

💡 Optimisation :
– Privilégier le remboursement sur justificatifs pour éviter les cotisations.
– Pour les goodies haut de gamme (comme une carte de recharge offerte), les règles des cadeaux d’entreprise s’appliquent (exonération si < 171 €/an/salarié).

3. Comparaison avec les véhicules thermiques

🔋 Atout VE : Les coûts de recharge sont 2 à 3 fois inférieurs à ceux du carburant, ce qui réduit la charge pour l’employeur.

4. Bonnes pratiques pour les entreprises

A. Formaliser une politique de mobilité durable

• Intégrer les VE dans la charte des frais professionnels.
• Préciser les modalités : remboursement, forfait, ou borne en entreprise.
• Communiquer via des supports de communication (ex : mugs personnalisés avec les consignes, stylos personnalisés avec le lien vers la FAQ interne).

B. Combiner avec des goodies éco-responsables

Pour renforcer l’engagement RSE, les entreprises peuvent offrir :
– Power banks solaires personnalisés (pour les déplacements).
– Tote bags en matériaux recyclés avec des messages sur la mobilité verte.
– Carnets personnalisés pour noter les frais kilométriques.

📌 Exemple : Une entreprise comme Rue des Goodies propose des goodies écologiques (made in France, recyclés) pour accompagner une politique de mobilité durable.

C. Anticiper les contrôles URSSAF

• Conserver les justificatifs 5 ans.
• Éviter les abus : un remboursement systématique sans preuve peut être requalifié en avantage en nature.
• Former les managers via des goodies ludiques (ex : jeu de cartes personnalisé sur les règles de remboursement).

5. Cas particuliers et exceptions

A. Télétravail et recharge à domicile

Si le salarié travaille en télétravail et recharge son VE pour des trajets pro :
– L’employeur peut rembourser la part professionnelle de l’abonnement électrique (ex : 30% si 30% du km sont pro).
– Preuve requise : relevé de compteur ou facture détaillée.

B. Véhicules en LLD/LOA

Si le VE est loué (LLD/LOA) par l’employeur :
– La recharge est intégrée aux frais de véhicule (pas de traitement séparé).
– Possible de combiner avec des goodies high-tech (ex : clé USB personnalisée avec les documents du véhicule).

C. Dirigeants et indépendants

• Les gérants majoritaires (SARL, EURL) peuvent déduire les frais de recharge en frais réels ou via le forfait kilométrique.
• Les micro-entrepreneurs déclarent les frais en charges déductibles (sous conditions).

6. Tendances 2024 : vers une généralisation des VE en entreprise

• Obligation de bornes : Dès 2025, les parkings d’entreprise de +20 places devront équiper 5% de places avec bornes.
• Prime à la conversion : Les entreprises peuvent bénéficier d’aides pour électrifier leur flotte.
• Goodies connectés : Des applications de suivi des frais (avec stylos connectés personnalisés) simplifient la gestion.

🚀 Opportunité : Les entreprises adoptant les VE peuvent booster leur image avec des goodies éco-responsables (ex : gourdes personnalisées pour les salariés « éco-mobiles »).

Ressources utiles

• Barème URSSAF 2024 pour les frais kilométriques
• Crédit d’impôt pour bornes de recharge
• Goodies entreprises éco-responsables

Notes SEO :
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– Liens internes/externes : Vers des ressources officielles et une boutique de goodies pour renforcer l’autorité.
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